Excel在庫管理表の限界サインと、続けるか移行するかの判断基準

生産計画を立てる朝に、資材の在庫表と倉庫の在庫表で同じ部品の数が合わないことがあります。調べると、片方には昨日の出庫がまだ入っていません。どちらの数字が正しいかを確かめる電話や声かけが、毎日の仕事に入り込みます。Excelで在庫を管理している製造現場では、こうした食い違いが少しずつ増えていきます。

Excelを続けられるかは、表の性能より運用で決まります。在庫の数字には4つあります。記録上の帳簿在庫、棚で数えた実在庫、実在庫から引当や保留、不良を除いた利用可能在庫、そして利用可能在庫に入庫予定を足し、まだ引き当てていない出庫予定を引いた有効在庫です。

この4つを誰がいつ更新し、誰が見ているかを書き出すと、限界に近いかどうかが分かります。製造業で出やすい限界のサインは次の6つです。

• 同じ品目の在庫数が、複数のファイルにある。
• 入出庫の記録を、翌日以降にまとめて入力している。
• 受注表や発注書から在庫表へ、同じ数字を打ち直している。
• ロットや期限ごとの残数を追えない。
• 引当や入出庫予定が、別のファイルか担当者の記憶にしかない。
• 数式やマクロを直せる人が1人しかいない。

限界のサインは、在庫の数字を更新する人と見る人が増えたのに、どのファイルを基準にし、どの順で更新するかが決まっていないときに出ると考えます。

表計算の誤りを研究してきたPanko氏は、セル単位の誤りは少なくても、大きな表では最終的な数字に誤りが含まれる可能性が高く、見つけるのも難しいと述べています。作った本人や企業は、表の正確さを過信しがちだとも指摘しています。^[1] 注意して入力するだけでは、ずれは防ぎきれないと考えます。

欧州の表計算リスクの研究団体EuSpRIGが集めた公開事例には、手作業の転記、担当者の交代後に残ったリンク切れ、少数の担当者への依存が原因の誤りが含まれます。^[2] 在庫に限った事例ではありませんが、在庫表でも、転記や担当の引き継ぎの場面で同じことが起こりえます。

製造業では、現在庫の外にある情報が加わります。組立数に部品の使用数を掛けて在庫を減らす運用は、落下や不良の分だけ実物とずれます。ロット、引当、入出庫予定も別の表に分かれがちです。行数の上限だけで移行を決めず、更新にかかる時間や、複数人で同じ記録を扱う際の支障を測ってください。

判断は次の順に進めることを勧めます。

1. 在庫の4つの数字ごとに、持っているファイル、更新担当、更新のタイミング、参照する部門を1枚の表に書きます。
2. 6つの限界サインに当てはまるものを確かめます。
3. 当てはまったサインを、運用ルールで直せるもの（ファイルの分裂、更新の遅れ、転記、担当者への依存）と、Excelの外にある情報や同時更新が原因のもの（ロットや期限、引当や予定、多人数での同時更新）に分けます。
4. 前者だけなら、期間と終了条件を決めて次の4つのルールを試します。後者があれば、移行の検討に進みます。

• 入力元の一本化。在庫数を持つファイルを1つにし、ほかの表はそこを参照するだけにします。
• 更新のタイミング。入出庫を誰がいつまでに記録するかを決めます。
• 版管理。編集できる人を決め、変更した人、日時、内容を残して、古い版で上書きしない手順にします。
• 担当の代替。数式と例外ルールを文書にし、2人以上が更新できるようにします。

J-Net21も、入出荷台帳を整え、担当者を決めて記録を続けることを勧めています。^[3] 実在庫との定期的な照合も加えてください。同時に編集する方法も確かめます。共有方法を変える前に、現在使っている表や計算が同じように動くかを試します。

移行を検討するかは品目数ではなく、同時に更新する人数、同じ数字を見る部門の数、ロットや期限、引当、予定を扱う必要の3つで見ます。しきい値は自社で決めます。

米国の製造業支援事業NIST MEPが公開した事例では、ラベル製造会社が表計算と紙で在庫を記録していました。手作業の記録から、誤りや欠品、納期遅れ、在庫数の不一致が生じていました。^[4] 在庫表のずれは、社内の手間だけでなく、顧客への納期にも響きます。

英国の製造業デジタル化支援事業Made Smarterの事例では、表計算と紙の作業票に頼っていたため、販売、生産、倉庫、在庫の情報をつなげにくくなっていました。この会社は12か月近く、新旧の仕組みを並行して動かしながら移行を進めています。^[5]

在庫精度を約85%から98%超へ、手作業の事務時間の割合を30%から15%へ改善する見込みとしています。実装の途中のため、数値はいずれも見込み値です。^[5]

移行を急いだ場合にも失敗の形があります。移行前には、残す運用と変える運用を分け、例外の処理方法を聞き取ります。並行運用の期限と、基準にする記録の切替日が曖昧だと、新旧の記録を照合する負担が続きます。移行しても、基準にするファイルと例外ルールが決まっていなければ、ずれは新しい仕組みに持ち込まれると考えます。

最初に、在庫に関わるExcelファイルを一覧にします。ファイル名、保存場所、持っている数字、更新担当、更新のタイミング、参照する部門を書き、6つのサインに当てはまる数を数えます。直近1か月の伝票と表を照らし合わせ、未入力、重複、訂正、計上遅れの件数を出すと、ずれが入る場所が見えてきます。

移行を検討する場合は、ツールを比べる前に次の事項を整理します。

• 品目コード、単位、保管場所、廃番の扱い。品目コードを数値に変換して先頭の0や末尾の桁が変わっていないか、文字列として保持できているかを確かめます。
• 良品、品質保留、引当済み、移動中といった在庫の状態の区分と、それぞれを今どこで管理しているか。
• ロットや期限を追う必要がある品目の範囲。
• 引当と入出庫予定を記録している場所。
• 担当者だけが知っている例外ルールと手順。
• 移行する範囲、並行運用の期限、旧ファイルの更新を止める日。

Excelで続けると決めた場合も、この一覧が4つのルールの基礎になります。どちらに決めても、次は品目区分ごとの在庫の持ち方と、見直しの体制を整えます。