製造業の棚卸差異は、数え間違いのほかに、払い出しや仕損・端材、単位換算、部品構成表どおりの自動引き落とし、支給品、移動の計上時点といった工程側の記録のずれからも生まれます。符号・品目・工程で原因を絞る手順、差異率の計算例、循環棚卸と記録の担当の決め方を解説します。
棚卸のたびに帳簿在庫と実在庫が合わず、実数に合わせて調整して締める。翌月も同じ品目で差が出る。こうした状態が続いているなら、差が生まれる場所がそのまま残っています。帳簿在庫は入出庫の記録から計算した今あるはずの数、実在庫は棚で数えた今ある数です。2つの数は別々の道筋で作られるので、記録の漏れや遅れがあればずれます。
中小機構のJ-Net21は、受払の記録を持つ企業にとって、棚卸は在庫の実在と在庫管理が機能しているかを確かめる手段だと説明しています。帳簿を実数に合わせても、時間がたつと再び差異が出るとも書いています。[1] 調整で直るのは帳簿の数だけで、差を生んだ作業の流れは残ると考えます。
製造業では、倉庫の外で現物が動く場面が多くあります。例えば材料が足りない場合は、記録前の持出し、廃棄した不良品、別の棚へ移した端数を現場と確認します。数量を動かした作業の記録から追うと、差が生じた時点を絞り込めます。
入力ミスや数え間違いを点検しても差が残るなら、工程側の記録から調べることを勧めます。なお、棚卸差損益の仕訳や税務はここでは扱いません。
棚卸差異が繰り返される兆候の自己診断
製造現場の差異は、現物が動いた時点と記録した時点がずれる場面から多く生まれると考えます。確認したいのは次の場面です。
廃棄や工程間移動など、通常の入出庫とは別の作業でも数量が動きます。自動引き落としはバックフラッシュとも呼ばれ、実際に多く使っても記録に残らないため、差は棚卸まで表に出ません。高価な部品や使用量が変動する部品では、実際の使用量を記録する方法と比べてください。
品質保留や不良の在庫が使える在庫に混ざる問題は、記録の漏れとは別に、在庫の状態の扱いとして利用可能在庫の記事で扱います。
現物が先に動き、差異が棚卸で表に出る流れ
差異は品目ごとに実在庫から帳簿在庫を引いて出し、符号を付けたまま一覧にします。マイナスは実物が少なく、プラスは多い状態です。差異の符号から確認先を絞ります。別の品目で同程度の数量が逆符号になっていれば、品目コードや現品ラベルの取り違えを確認してください。これに工程の原因を重ね、次の順で候補を絞ることを勧めます。
鋼板Aは帳簿200枚に実数188枚で、単価3,000円の12枚分、36,000円の不足です。ボルトBは5,000個に5,240個で、単価10円の240個分、2,400円の超過です。樹脂Cは400kgに380kgで、単価500円の20kg分、10,000円の不足です。基板D（120枚、単価2,000円）は一致しました。帳簿在庫金額の合計1,090,000円に対し、差異金額を絶対値で足すと48,400円で、差異率は約4.4%です。符号つきで足すと43,600円の不足、約4.0%となり、ボルトBの超過が不足を打ち消します。差異率は品目ごとの絶対値で集計してください。
表01.01-1差異率の計算例：絶対値と符号つきの集計の比較
| 品目（単価） | 帳簿在庫 | 実在庫 | 帳簿在庫金額 | 差異金額（実在庫−帳簿在庫） |
|---|---|---|---|---|
| 鋼板A（3,000円/枚） | 200枚 | 188枚 | 600,000円 | −36,000円 |
| ボルトB（10円/個） | 5,000個 | 5,240個 | 50,000円 | ＋2,400円 |
| 樹脂C（500円/kg） | 400kg | 380kg | 200,000円 | −10,000円 |
| 基板D（2,000円/枚） | 120枚 | 120枚 | 240,000円 | 0円 |
| 合計（絶対値で集計） | ― | ― | 1,090,000円 | 48,400円（差異率 約4.4%） |
| 合計（符号つきで集計） | ― | ― | 1,090,000円 | −43,600円（約4.0%） |
原因を残さずに帳簿を実数に合わせると、翌月も同じ場所で差が出ます。調整の件数は減らず、棚卸の後処理に毎回同じ手間がかかります。合計の差異だけを見ていると、プラスとマイナスの打ち消しで問題が小さく見え、調べる品目を選び損ねます。
帳簿在庫を信頼できないと発注や投入の判断に使えず、不安から多めに発注して保管する量が増えるおそれがあります。現場が欠品を避けようと予備を手元に置けば、帳簿の外にある在庫がさらに増えると考えます。
自動引き落としの品目では、部品構成表の数量が実際の使用量より少ないと、帳簿上は部品が残っているのに棚にはない状態になります。投入の直前に部品が足りないと分かり、生産の段取りを組み替えることもあります。
差異率の目安を示す公的な情報は、今回の調査では見つかりませんでした。そのため、この記事では目安の数値を示しません。他社の数字を合格ラインにするより、自社の過去の推移と比べ、急に増えた品目や工程から調べる方が原因に近づけます。
まず直近の棚卸差異を品目、符号、工程（置き場）別に並べ、金額の大きい品目から前の節の順で原因を調べます。
次に、許容幅を品目の区分ごとに決めます。サプライチェーン管理の国際的な用語辞典では、記録と実物の差が許容幅に収まる品目の割合を在庫精度とし、品目の価値に応じて95〜99%を目標とする数値が示されています。[2] これは品目数で見る割合で、金額で見る差異率とは別の指標です。
高額な品目や欠品で生産が止まる品目は幅を狭く、低額のねじなどは広く取るのが現実的と考えます。
年1回の実地棚卸とは別に、対象を絞って周期的に数える循環棚卸を勧めます。頻度を上げるのは、高額な品目、動きの多い品目、過去に差異が出た品目、自動引き落としの対象、単位換算がある品目、支給品です。J-Net21では、全品目を12グループに分けて毎月1グループずつ数える方法も紹介されています。[1]
自動引き落としの品目は、循環棚卸で実物と帳簿を照合します。差異が続く場合は、部品構成表の使用量と、仕損や追加使用の記録を確認してください。
最後に、原因が分かった場面ごとに記録する人と時点を決めます。払い出しは持ち出した人が作業の区切りで、廃棄は廃棄を決めた人が当日中に記録し、部品構成表の数量は生産管理が直す、という形です。数量を直すときは修正前の数量、差異、原因分類、対応者を残し、経理には差異を原因分類つきで渡します。
製造現場の棚卸差異は、数え間違いのほかに、払い出し、仕損・端材、単位換算、自動引き落とし、支給品、移動といった工程側の記録のずれからも生まれます。差異は符号つきで品目・工程別に並べ、逆符号の組や毎回同じ向きの品目から原因を絞ります。差異率は絶対値で集計し、在庫精度とは分けて見ます。最初の行動は、直近の差異一覧を並べ、上位品目の記録する人と時点を決めることです。
公的な目安は見つかっていないため、一律の数値は示しません。品目の区分ごとに許容幅を決め、自社の過去の推移と比べて判断してください。許容幅に収まる品目の割合を見る在庫精度は、金額で見る差異率とは別の指標です。
帳簿の修正は必要ですが、それだけでは同じ差異が繰り返されます。修正前の数量、差異、原因分類、対応者を残し、原因が分からないものも原因不明として記録して次回と比べます。
品目で使い分けます。低額で使用量が安定した部品なら候補になりますが、高価な部品や使用量が変動する部品は、実際の使用量を出庫のつど記録する方式と比べてください。続ける品目は循環棚卸で数え、部品構成表の数量と仕損の記録を確かめます。
調べてください。余り材の戻しや戻入、入荷の計上漏れのほか、別の品目とのコードの取り違えが隠れていることがあります。同じくらいの数量で逆符号の品目がないかを先に確認します。
支給した時点で帳簿から落とすか、外注先にある在庫として持つかを社内で決めます。そのうえで、支給、返却、消費を誰が記録するかを決めてください。決めないままだと、棚卸の対象から漏れたり二重に数えたりします。