帳簿在庫・実在庫・利用可能在庫・有効在庫の違いと欠品の原因

受注や生産の段取りでは、画面やExcelの在庫数を見て判断します。ところが出荷や投入の直前に、必要な数がそろわないと分かることがあります。説明用に、在庫100個のうち60個が予約済みと仮定します。残り40個なのに新しい注文50個を受けると、既存の注文と合わせて10個足りなくなります。

この例の誤りは、予約済みの60個を差し引く前の数字で受注を判断したことです。営業は画面の数、購買は発注済みの分を含めた数、倉庫は棚の数を、それぞれ在庫と呼んでいることがあります。呼び名が同じなので、会議で異なる数字を話していても、互いに気づきにくいと考えられます。

呼び名の意味も揺れています。有効在庫という名称を使うときは、今出荷できる数量なのか、入庫予定と出庫予定も含む数量なのかを社内で確認してください。理論在庫も、帳簿上の数量と将来の予測数量を混同しないよう、対象時点と計算式を明記します。

このシリーズでは、今使える数を利用可能在庫、予定を反映した見込みを有効在庫（将来在庫）と呼び分けます。

4つの在庫は、何を足して何を引くかで区別します。

• 帳簿在庫は、入出庫の記録から計算した、今あるはずの数です。
• 実在庫は、棚で数えた、今ある数です。
• 利用可能在庫 ＝ 実在庫 −（引当済み ＋ 品質保留・検査待ち ＋ 不良・期限切れなど使えない在庫）
• 有効在庫（将来在庫）＝ 利用可能在庫 ＋ 入庫予定 − 出庫予定 を日付順に積み上げた見込みの数。出庫予定には、まだ引き当てていない分だけを入れます。

在庫はあるはずなのに起きる欠品は、判断に使った数字と実際に使える数のズレから生まれます。ズレは次の5つに分けられます。

• 記録のズレは、帳簿在庫と実在庫が合わない状態です。記録漏れや数え間違いで起きます。
• 状態のズレは、実在庫と利用可能在庫の差です。実物はあるのに、引当済みや品質保留で使えない状態です。
• 時間のズレは、今日の利用可能在庫と必要な日の有効在庫の差です。今は足りているのに、入庫の遅れや出庫の重なりで、必要な日に足りない状態です。
• 場所のズレは、記録と違う棚にある状態や、拠点間の移動中の在庫を到着先の数に入れている状態です。ここでの場所は、保管場所の記録と、移動中の在庫をどちらの拠点に計上するかを指します。
• 期限のズレは、実物はあるのに、期限切れや取引先の納品期限で出荷できない状態です。

欠品が起きたら、在庫を積み増す前に、どのズレで起きたかを確かめます。次の順序を勧めます。

1. 欠品した品目と日付、そのとき見ていた数字を特定します。どの在庫の数字で判断したかを最初に押さえます。
2. 実物を確かめます（記録と場所）。帳簿どおりの数が、帳簿どおりの場所にあるかを見ます。英国の公的な製造業支援プログラムの事例では、鉄骨加工会社が、在庫を持っていることは分かっていてもどこにあるか分からないことがあったと述べています。^[1]
3. 使える状態かを確かめます（状態と期限）。引当済み、品質保留、期限切れの分を除きます。農林水産省は、納品期限に間に合わなかった食品は、賞味期限まで日数があっても行き場がなくなる可能性があると説明しています。^[2]
4. 必要な日までの予定を確かめます（時間）。入庫予定の日付と、出庫予定の重なりを見ます。

帳簿が実物と合っていなければ、利用可能在庫も有効在庫も同じだけずれます。そのため数字の起点から順に確かめます。ズレの種類が分かったら、詳しい記事に進んでください。記録と場所のズレは棚卸差異の原因、状態のズレは引当と保留の計算、時間のズレは有効在庫の推移、期限のズレは食品の期限管理の記事で扱います。

ズレの種類を確かめないまま欠品が続くと、対策は在庫を増やす方向に傾きます。将来の在庫が分からないと、欠品を恐れて多めに発注し、在庫金額が膨らむおそれがあります。不足分を別の拠点から取り寄せる運用が続けば、その輸送費と手配の時間も負担になります。

在庫を増やしても、時間のズレの一部が隠れるだけで、記録、状態、場所、期限のズレは残ります。引当の処理が遅れると、すでに別の注文に引き当てた在庫を空いていると思い込み、二重に引き当てることがあります。棚卸で帳簿を合わせても、直るのは記録のズレだけです。

米国の公的な製造業支援機関の事例では、表計算ソフトと紙の記録で在庫を管理していたラベル製造会社で、誤りや欠品、納期遅れが起き、在庫数の不一致で販売機会も失っていました。^[3] 数字の定義と記録が揃わないままでは、在庫を増やしても同じ欠品が繰り返されると考えます。

最初の一歩は、社内とシステムで使っている在庫の名前を集め、1枚の表にすることです。次の順で進めます。

1. 画面、帳票、Excelに出てくる在庫の名前を、部門ごとに書き出します。
2. 名前ごとに、何を足して何を引いているかを、システムの仕様書や管理者に確かめます。名前ではなく式で、4つの在庫のどれに当たるかを決めます。
3. 直近の欠品を数件選び、5つのズレのどれで起きたかを分け、確認する担当部門を決めます。
4. 在庫の置き場所と、入出荷の記録を付ける人を確かめます。公的支援機関のQ&Aでは、在庫の場所を明確にし、入出荷のたびにどの製品がいつ何個動いたかを記録し続ける仕組みを、在庫管理の基本としています。^[4]

表の列は、名前、計算式、含める区分（引当済み、品質保留、発注残など）、数字を更新する人、更新のタイミングがあれば足ります。表ができたら、営業、購買、生産管理、倉庫で読み合わせ、同じ名前が同じ数を指す状態にします。システムの計算式を変える場合は、変更を決める人も表に書いておきます。

数字が揃ってから、欠品と過剰在庫を減らすための在庫の持ち方の見直しに進むことを勧めます。